Consejos para hacer una mudanza de oficina perfecta en Barcelona
Un traslado eficaz se consigue con una buena planificación
El traslado de su empresa a una nueva sede es un proceso de varios pasos que requiere una cuidadosa planificación y varias etapas de preparación. Como en cualquier proyecto de gran envergadura, lo mejor es dividir la carga de trabajo y asignar tareas específicas a distintos empleados. Comenzar el proceso con antelación y mantener una comunicación abierta y frecuente son las claves para una mudanza exitosa y menos estresante.
Cree un calendario
Elabore un calendario que incluya todas las fases esenciales de la mudanza. Para asegurarse de que el calendario es factible, discuta el plan con todos los miembros del equipo involucrados en la mudanza. Sea realista sobre el tiempo que necesitará. Una oficina pequeña puede necesitar al menos tres meses para prepararse, mientras que una oficina mediana o grande puede necesitar planificar de seis a ocho meses o más. En cualquier caso, la clave es empezar lo antes posible.
Diseñar el nuevo espacio
El siguiente paso es recopilar toda la información disponible sobre el nuevo espacio. Intente conseguir planos o una distribución de la planta para poder identificar los componentes clave, como las tomas de corriente y el espacio de almacenamiento, y empezar a diseñar la nueva distribución de la oficina en Barcelona. También es una buena idea tener un plano general del espacio actual para poder comparar ambos. Si hay zonas de la oficina actual que no funcionan, identifíquelas ahora para poder evitar los mismos problemas en su nuevo espacio.
Elegir el mejor servicios de mudanzas oficinas Barcelona
Además, haga una lista de los posibles problemas del nuevo espacio, como una zona de recepción más pequeña o menos capacidad de almacenamiento, o quizás un espacio abierto más grande que requiera más cubículos o paredes temporales. Puede que sea necesario contratar a carpinteros, pintores, electricistas, instaladores de sistemas u otros profesionales para que construyan paredes, añadan cableado o realicen cambios estéticos antes de mudarse.
Forme su equipo de mudanza
En el caso de oficinas medianas o grandes, designe a alguien (o pida voluntarios) de cada departamento o división para que coordine su área particular. Esto puede asignarse al supervisor o gerente del departamento, que puede asegurarse de que cada empleado se responsabilice de empaquetar su escritorio, sus archivos y sus objetos personales. En el caso de las oficinas más pequeñas, es posible que esté solo. Si es así, identifique a algunas personas clave que puedan ayudar a coordinar la mudanza.
Su equipo también puede ayudar a identificar los problemas actuales del antiguo espacio y encontrar posibles soluciones para la nueva oficina. Esta es una buena manera de incorporar otros puntos de vista y lograr un consenso sobre la mudanza, especialmente si algunos empleados no apoyan el cambio.
Realice reuniones periódicas
En su agenda, establezca reuniones periódicas para discutir la mudanza y su progreso con todos los empleados. Es importante mantener a todos informados y dedicar tiempo a las preocupaciones y comentarios de los empleados. La mudanza es estresante para todos los implicados y puede serlo aún más si las decisiones no se comunican adecuadamente.
Determine su presupuesto
Si tiene una cantidad de presupuesto específica asignada para su mudanza, es importante identificar los costes antes de contratar a los encargados de la mudanza, o incluso antes de empaquetar la primera caja.
Asigne tareas
Pida a su equipo de mudanza que elabore una lista de tareas que deben completarse en las semanas previas a la mudanza, y asegúrese de que las tareas críticas se añaden al calendario/planificación. Pregunte a cada gerente o supervisor de departamento qué se necesita de su área, que puede incluir proveedores de servicios especializados, como instaladores de líneas telefónicas o especialistas en redes informáticas. Asegúrese también de que las zonas comunes están cubiertas, como la zona de recepción, el vestíbulo y los almacenes.
Contratar a la empresa de mudanzas
La contratación de empresas de mudanzas es una de las tareas más importantes del traslado de una empresa, y hay empresas de mudanzas especializadas en traslados de oficinas. Al igual que con cualquier mudanza doméstica, es importante asegurarse de que la empresa es fiable y de que está recibiendo el mejor servicio por su coste. Investigue, haga las preguntas adecuadas y pida a la empresa que vaya a su oficina para evaluar su mudanza.
Esta tarea puede asignarse a una persona o grupo, o a varias personas diferentes, y cada una de ellas debe llamar a empresas concretas y luego comparar notas. En cualquier caso, empiece pronto para asegurarse de que obtiene el mejor precio y la mejor opción para sus necesidades.
Haga una lista de contactos
Una lista de contactos ayuda a garantizar que todas las personas con las que hace negocios, incluidos los proveedores y los clientes, sepan que se está mudando. Es una buena idea asignar esta tarea a una persona que la supervise para evitar que los contactos se pierdan. Notificar a los clientes requiere comunicaciones específicas sobre la nueva ubicación y el funcionamiento de la empresa durante la mudanza. Esta información es esencial para garantizar que sus clientes no se vayan a otro sitio a buscar sus servicios.
